如果一台办公设备只具有某一种功能，只有一种情况，那就是使用者对这个功能的需求相当大，对其它的功能可以忽略，但人们都一台机器具有多种功能，已经是购买一台机器的.少要求，同时可以网络打印、复印、传真、电邮、扫描的机器越来越受顾客的喜爱。每一类设备又都 包括多种产品，以下列举的只是其中的主要设备或常用设备。
办公设备常用的一般包括：传真机、扫描仪、打印机、绘图仪、交换机、打字机、碎纸机、塑封机、光标阅读机、电子白板、智能卡读写终端、晒图机等等。
1.文件输入及处理设备：计算机、文件处理机、打字机、扫描仪等。
2.文件输出设备：可分为文件复制设备和文件打印设备，以及文件传送设备。
3.文件复制设备包括：制版印刷一体化速印机和油印机、小胶印机、重氮复印机（晒图机）、静电复印机、数字式多功能一体机、数字印刷机、轻印刷机、喷墨复印机等。
4.文件打印设备包括：激光打印机、喷墨打印机、针式打印机和绘图机等。
5.文件传输设备：传真机、计算机、电传机等。
6.文件储存设备：缩微设备、硬盘、云盘等。
7.文件整理设备：分页机、裁切机、装订机、打孔机、折页机、封装机等；
8.网络设备：网络适配器、路由器、交换机、调制解调器等；
9.沟通设备：座机电话、网络电视会议软件、电话会议等。
复印机、打印机、传真机、证卡机等是集光学、机械、电子技术为一体的精密陕西办公设备，通过使用颗小的静电墨粉，利用静电原理，在感光材料上形成静电潜像，使微小的墨粉附在感光材料上，再将其转印到纸上从而得到需要副本。这个工序是利用静电的特性进行的。因此，在机器内部的传动部件、光学部件以及高压部件上容易附着纸屑、漂浮的墨粉等，但这些的存在只会影响复印的质量。
定期的维护保养，可以清除机器内部的污垢，在必要的部件上加注润滑油，清洁光学部件，改善复印品质量，将可能发生的故障消灭在萌芽状态，减少停机时间。
随着技术进步和由于办公室工作细化而对产品不断提出新的要求，各类新型办公设备产品层出不穷，更新换代速度也越来越快。但是，大多数办公设备属于以机电为基础的耐用设备，所以在各类办公室中多种类型、多代设备同时服务于办公的现象比较常见。
