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前导文章：点水刃木：EXCEL会计信息系统设计与应用(四)综合实训1及参考答案

前面啰嗦几句：1、按本文做完，一套EXCEL做的会计信息管理系统就有雏形了

2、本文的文字不多，但是做起来却很不容易，我提供了基础文件及做好的文件大家参考

预备知识

在前面的EXCEL会计信息系统设计与应用(三)记账凭证中，提到循环记账的五个主要步骤。第1步、第2步的工作往往由人手完成，第3步工作（填制记账凭证）是信息化工作的起点，我们将记账凭证的信息进行提取并格式化（转化为二维表），并录入到数据库中。对于本系统而言，记账凭证汇总表就相当于一个数据库表。会计科目和会计等式是对数据如何分类进行规范，而会计分录则是对（从原始凭证）收集到的数据进行分类的工作，然后记账凭证的填写则是将分类好的数据进行登记的工作。换言之，在记账凭证填写完毕后，经济业务的原始的数据就已经分类处理完毕。在原始数据分类处理好以后，各类账（总账、明细账等）和报表，均在这些数据基础上进行加工处理产生的。换言之，只要记账凭证整理好，无论是账还是报表，都可以由计算机生成的。

接下来我们在前面的基础上用Excel完成最常用的账表之一------科目汇总表。所谓科目总账就是将所有会计科目的期初数、期间借方发生额、期间贷方发生额以及余额做一个总体的列示。科目汇总表还有很多习惯上的名称，科目总表、科目余额明细表、待试算平衡表等等，五花八门，有时候会计上的纷乱的名称更使初学者迷乱，读者先跟着本文思路做，做完了就理解这其中的数据的来龙去脉了。

为读者更好理解，这里提供一份带有基础数据的练习表，请读者下载下来进行练习。

zzxt(科目汇总表练习).xlsx

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这里提供一份完成的样表供读者参考。

zzxt.xlsx

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5.1 设计思路

在传统编制报表的工作中，会计人员需将所有科目的期初数以及期末数整理好，作为报表的底稿，然后在底稿的基础上编制各报表，常见的报表为资产负债表、利润表、现金流量表三大报表，当然，也可以根据实际的需要编制各类特殊的报表。但无论是什么报表，各账户的期初余额、借贷方向的发生额以及期末余额是必须先整理好的，科目汇总表就是这么一份基础报表，为其他报表提供基础数据。

我们可以考虑先设计一张表格，类似于手工账的报表底表，包含了各账户（各科目）的期初余额以及期末余额，数据由系统自动产生，然后再根据这张底表设计各种报表。

5.2任务过程

5.2.1 建立科目汇总表

新建一张空表，命名为科目汇总表，表头如图5-1所示。

表头的设计

图5-1

5.2.2 将会计科目表中的信息引用过来

对比科目汇总表与前面设计的会计科目表，可以看到科目代码、科目名称、余额方向、科目级别、是否明细、明细科目、期初余额这几列其实是一样的，为了保证两个表格间数据的一致性，将这些列的数据直接引用过来就可以了。

设置目标列A~G列（从科目代码列到期初余额列）设置目标单元格A~G各列从第二行开始的单元格（也即除了表头外的所有单元格）任务要求：在科目汇总表的将会计科目表中A～G的数据都直接引用过来，效果如下小图。任务说明科目汇总表主要用于汇总各科目的期初及期末余额，所以须从会计科目表中引用数据，当会计科目表因为各种原因发生变化的时候，科目汇总表也能及时更新。从会计科目表引入数据

5.2.3 设置借方发生列

设置目标列H列设置目标单元格I列从第二行开始的单元格任务要求：在H2单元格中输入公式：=IF(E2="否",SUMIF(A:A,A2&"??",H:H),SUMIF(记账凭证汇总表!G:G,科目汇总表!F2,记账凭证汇总表!H:H))效果如下小图：H3及H3以下的单元格用向下自动填充即可。任务说明在计算借方发生列的时候，有两种情况：1、如果该科目是明细科目，则所发生的数据记录均存在于记账凭证汇总表中。（记得我们讲过，这表相当于一张数据库表吗？）2．如果该科目不是明细科目，则从本列中相应的明细科目中汇总数据。在借方发生列输入公式计算的逻辑

5.2.4设置贷方发生列

设置目标列I列设置目标单元格I列从第二行开始的单元格任务要求：在I2单元格中输入公式：=IF(E2="否",SUMIF(A:A,A2&"??",I:I),SUMIF(记账凭证汇总表!G:G,科目汇总表!F2,记账凭证汇总表!I:I))效果如下小图：I3及I3以下的单元格用向下自动填充即可。任务说明原理与前面的借方发生列是一致的，请注意函数取数的数据来源在贷方发生列输入公式

5.2.5设置期末余额

设置目标列J列设置目标单元格J列从第二行开始的单元格任务要求：在J2单元格中输入公式：=IF(C2="借",G2+H2-I2,G2+I2-H2)效果如下小图：I3及I3以下的单元格用向下自动填充即可。任务说明这个公式包含一个很基本的会计等式的原理，请参考前文的预备知识部分内容：当科目属性为借，表示借记表示增加，贷记表示减少当科目属性为贷，表示贷记表示增加，借记表示减少余额的计算

5.2.6期末余额的借贷平衡检验

设置目标列在科目汇总表中某空白位置(例L、M列)设置目标单元格在J、K列选取两个相邻的单元格（示例为M2和M3单元格）任务要求：1、在两个单元格分别输入以下公式：=SUMIFS(J:J,C:C,"借",D:D,1)=SUMIFS(J:J,C:C,"贷",D:D,1)如果前面的记账凭证没有错误的话，期末的汇总额借贷方应该是相等的，如下小图效果。2、可以对余额进行是否相等的平衡校验，例如上面示范小图中的M4单元格，在M4单元格输入公式：=IF(M2=M3,"平","不平")任务说明平衡校验

5.3 本节教学或学习重点

本章的文字篇幅不长，然而做起来却不容易，需要比较细心才能做好，首先是因为公式虽然只用到三个函数（if，sumif，sumifs)，但是组合这些函数使用的时候，公式比较长。其次需要有一定的基础会计的知识，可多阅读一些会计原理的书籍，最后，由于计算机处理账务与传统的手工处理还是有不同之处，建议读者多阅读前面《点水刃木：EXCEL会计信息系统设计与应用（之一）》相关的内容以增强理解。

视频操作请参考这里

EXCEL会计信息系统设计与应用(五)科目总账配套视频